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Proyectos y Obras

Emergencias Declaradas

CONTRATACIONES POR

EMERGENCIAS DECLARADAS

 

Una vez declarado el estado de emergencia, por parte del Poder Ejecutivo, las instituciones de Gobierno cuentan con dos meses para presentar a la CNE el Informe de Afectaciones, (Ley 8488 Art. 38), como reporte oficial de daños que sufrió el área de su competencia, con una estimación de los costos y las necesidades que deben cubrirse. Con los reportes presentados y la demás documentación que la CNE acredite, se elabora el Plan General de la Emergencia, que vez aprobado por Junta Directiva CNE, permite a las instituciones de gobierno, presentar planes de inversión, ante la CNE, para iniciar las contrataciones necesarias para la recuperación del área afectada, la infraestructura y los sistemas de producción de bienes y servicios, entre otros, con el objetivo de estabilizar las condiciones sociales, económicas y ambientales de las áreas afectadas por la emergencia,

Las contrataciones para emergencias declaradas, pueden realizarse en el tanto se cuente con los recursos y finalicen sus acciones antes de cumplirse los 5 años de haberse declarado el estado de la emergencia (Art.30c de la Ley 8488). Estas contrataciones siguen un modelo tripartita constituido por:

1.    Unidad Ejecutora con funciones de proponente del proyecto e inspección en la etapa de ejecución contractual.

2.    CNE como ente contratante y con funciones fiscalizadores por parte de la UGPR.

3.    Empresa Contratista.

 Para llevar adelante un plan de inversión la Institución proponente, u otra en su lugar, debe asumir el rol de Unidad Ejecutora, para lo cual debe contar con la estructura técnica y administrativa suficiente para cumplir razonablemente con las obligaciones y responsabilidades que esta labor implica, por esta razón el Fiscal de la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción debe realizar una inspección y valoració0n de la Institución y levantar un acta

   Acta de Inspección y Valoración de Unidades Ejecutoras

 Mediante acuerdo de Junta Directiva de la CNE 031-02-2015, se aprueba la propuesta de nuevo reglamento para el funcionamiento de las Unidades Ejecutoras que realizan proyectos de reconstrucción, al amparo de decretos de Emergencia Declarada, modificando el publicado en la Gaceta N°151, del 01 de junio 2001.

 Reglamento para el funcionamiento y fiscalización de las Unidades Ejecutoras

 Para guiar en su trabajo a las Unidades Ejecutoras, designadas como tales, la UGPR ha confeccionado es siguiente manual:

 Manual de Solicitud y Seguimiento de Proyectos Amparados a Decretos de Emergencia

 Este manual hace referencia a una serie de anexos, con los formatos de los documentos estandarizados que se utilizan para proponer planes de inversión, firmar compromisos, así como la documentación utilizada para el seguimiento de proyectos, desde la orden de inicio, avance físico, modificaciones, pagos, ajustes, recepción de la obra, hasta el finiquito, a saber:

  1. Guía Plan de Inversión
  2. Carta de Compromiso
  3. Orden de Inicio
  4. Acta de pre-construcción
  5. Informe de Evaluación de Avance Físico de las Obras
  6. Orden de Modificación
  7. Orden de Servicio para Suspensión
  8. Orden de Servicio Compensación de Plazo
  9. Requisitos para pagos
  10. Acta de recepción provisional
  11. Acta de recepción definitiva
  12. Finiquito

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 Acta de Inspección y Valoración de Unidades Ejecutoras

 Dirigido a: Instituciones de Gobierno que deben calificar como unidades Ejecutoras.

 Objetivo del documento:

 La Contraloría General de la República (CGR), en el oficio DFOE-AE-IF-06-2014, dispuso reestructurar el proceso de fiscalización y control sobre las unidades ejecutoras, para lo cual la CNE, emite y divulga los mecanismos de control que permitan acreditar que las unidades ejecutoras designadas tienen la estructura, organización, capacidad técnica y administrativa para asumir razonablemente las responsabilidades y obligaciones propias de la ejecución de las obras.

 Con objeto de cumplir con lo dispuesto por la CGR Y poner en conocimiento de las Instituciones de Gobierno, a continuación encontrará el formato que utilizará el contralor de la UGPR, para el Acta de Inspección y Valoración de Unidades Ejecutoras. Acuerdo JD: N° 16-01-2015 del 16 de enero del 2015.

 Acta de Inspección y Valoración de Unidades Ejecutoras

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 Manual de Solicitud y Seguimiento de Proyectos Amparados a Decretos de Emergencia.

 Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 El objetivo de este manual, es proporcionar una guía a los profesionales de las Unidades Ejecutoras, que les permita trabajar acorde a lo requerido en el modelo de contratación de obras amparadas en decretos de emergencias, para mejorar la inspección, control interno de los proyectos, asegurar el cumplimiento de los plazos de ejecución, la presentación de informes de avance de obras y el respaldo documental en las actividades de contratación y ejecución de obras de reconstrucción ante las emergencias declaradas.

 Manual de Solicitud y Seguimiento de Proyectos Amparados a Decretos de Emergencia

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 Guía Plan de Inversión

 Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 El objetivo de este formato es facilitar el trámite de Planes de Inversión de proyectos amparados a decretos de emergencia, estandarizar la información requerida en cuanto al tipo de proyecto (infraestructura, suministros, insumos, maquinaria), ubicación, detalle de costos por línea, plazo de ejecución, profesionales responsables, inversiones, financiamientos, relación costo-beneficio, beneficiarios.

 (Anexo N°1) Guía Plan de Inversión

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 Carta de Compromiso

 Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 El objetivo de la carta compromiso, es formalizar por escrito con la Unidad Ejecutora para que ésta asuma las responsabilidades que le tocan en los aspectos técnicos y administrativos, para lograr que el proyecto propuesto se realice en tiempo, costo y calidad esperados.

 Como parte de este compromiso, la Unidad Ejecutora, se compromete asignar el personal y los recursos necesarios para cumplir razonablemente con las labores de inspección de obras o proyectos propuestos, control de calidad, avance físico, y gestionar ante la CNE, las ordenes de inicio, suspensión, reinicio, modificación, así como la presentación de informes de avance quincenal y documentos, trámites, pagos y finiquito en los formatos establecidos para estos efectos por la UGPR.

 (Anexo N°2) Carta de Compromiso

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Orden de Inicio

 Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 El objetivo de la Orden de Inicio, es fijar la fecha de inicio de obras, labor que se hace de común acuerdo entre la Unidad Ejecutora, la empresa contratada y la UGPR.

 (Anexo N°3) Orden de Inicio

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 Acta de pre-construcción

 Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 El objetivo del Acta de pre-construcción, es dejar constancia por escrito, de la evaluación conjunta, entre la Unidad Ejecutora y la empresa contratada de la inspección del sitio del proyecto, condiciones y permisos para de inicio de las obras, en base a lo cual se corrobora la fecha de inicio y si es necesario se reprograma el proyecto.

 En dicha acta debe quedar constancia de las observaciones y acuerdos entre las partes.

 (Anexo N°4) Acta de pre-construcción

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 Informe de Evaluación de Avance Físico de las Obras

 Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 El objetivo de este informe es estandarizar, la forma en que se debe reportar a la CNE el avance físico de las obras, o proyectos, a la UGPR, como mecanismo de control necesario para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos en la contratación para la ejecución de obras, calidad lograda en el proceso constructivo y garantizar el respaldo documental correspondiente.

 El formato siguiente de Informe de Evaluación de Avance Físico de las Obras en la fase de reconstrucción de las emergencias, fue aprobado en la sesión Junta Directiva de la CNE, mediante acuerdo N° 31-02-2015 del 16 de febrero del 2015; ha sido divulgado en la página WEB de la CNE y a entrando en ejecución en forma inmediata:

 (Anexo N°5) Formato de Informe quincenal de Unidad Ejecutora

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 Orden de Modificación

 Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 En caso de que se requiera hacer modificaciones debidamente justificadas a la contratación, con objeto de cumplir con el objeto contractual, debe presentarse la solicitud correspondiente en el formato de Orden de Modificación, indicando cuales son las nuevas actividades que se deben realizar y porque resultan imperantes para la conclusión y adecuado desempeño de la obra.

 (Anexo N°6) Orden de Modificación

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 Orden de Servicio para Suspensión

 Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 En caso de que se requiera suspender una obra por razones justificadas, debe tramitarse una orden de suspensión, que tiene el objetivo de documentar la causa de la suspensión y reprogramar la fecha de finalización. No corren multas por atraso durante el período de la suspensión del proyecto.

 (Anexo N°7) Orden de Servicio para Suspensión

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 Orden de Servicio Compensación de Plazo

Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 En caso de que se requiera reconocer días de atraso en el proyecto, por causas ajenas al contratista, la Unidad Ejecutora, debe tramitar una Orden de Servicio, por compensación de plazo, de esta forma se descuentan estos días del total de días de atraso.

 La orden de compensación de plazo, no modifica el monto de la contratación, ni el plazo contractual.

 (Anexo N°8) Orden de Servicio Compensación de Plazo

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 Requisitos para pagos

 Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 En este documento se listan los requisitos para el trámite de facturas por concepto de pagos de proyectos amparados a decretos de emergencias.

 (Anexo N°9) Requisitos para pagos

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 Acta de recepción provisional

 Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 El objetivo de este formato es documentar la recepción provisional de la obra, tal y como lo establece el Art. 151 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa,

 se entenderá como posible la recepción provisional siempre y cuando las obras se encuentren en un nivel aceptable de finalización, faltando solamente pequeños detalles, de acabado o la corrección de defectos menores, que deberán consignarse en el Acta, para que la obra quede totalmente ajustada a los planos y especificaciones del proyecto, incluyendo modificaciones aprobadas. Una vez efectuada la recepción provisional, no correrán multas por atraso en la entrega.”

 (Anexo N°10) Acta de recepción provisional

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 Acta de recepción definitiva

 Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 El objetivo del Acta de Recepción Definitiva, es dar por concluida la obra de acuerdo a lo contratado, y que empiece a regir las garantías de funcionamiento ofrecidas por el contratista.

 Conforme a lo establecido en los Artículo9s 151 y 195 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), se procede a realizar la inspección y recepción de definitiva del proyecto, para lo cual integra una “Comisión” para este fin integrada por funcionarios de la Unidad Ejecutora, Fiscalizador y Representante de la Empresa Contratista, quién revisa los trabajos y estando a un nivel aceptable con relación a lo contratado por la CNE, incluyendo las modificaciones y las indicaciones de la Ingeniería del Proyecto, se firma el Acta de Recepción Definitiva.

 (Anexo N°11) Acta de recepción definitiva

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 Finiquito

 Dirigido a: Instituciones que se desempeñen como Unidades Ejecutoras

 Objetivo del documento:

 Mediante la firma del finiquito, se da por concluida, la relación de cosa y precio, entre las partes, no pudiéndose luego reclamar reajustes o multas.

 Mediante este documento, se le comunica al contratista los montos finales del contrato, tomando en cuenta, monto original del contrato, monto contratado, montos pagados, montos no ejecutados, multas y reajustes. En el finiquito, se indica que los trabajos se realizaron de acuerdo a las especificaciones técnicas planteadas en el cartel de licitación y modificaciones acordadas.

 (Anexo N°12) Orden de Servicio Finiquito

 

 

 

Emergencias No Declaradas

CONTRATACIONES POR

EMERGENCIAS NO DECLARADAS

Tal y como lo indica el Art. 15 de la Ley 8488:

 

“… la Comisión atenderá, sin que medie una declaratoria de emergencia por parte del Poder Ejecutivo, las emergencias locales y menores que, por la alta frecuencia con que ocurren y la seria afectación que provocan en las comunidades, demandan la prestación de un servicio humanitario de primer impacto, consistente en la entrega de cobijas, alimentación, colchonetas y, de ser necesario la adquisición de materiales para rehabilitar los servicios básicos y habilitar albergues, así como la contratación de cien horas máquina para la limpieza del área más afectada de la zona”.

 

El Reglamento a la Ley 8488 define como Emergencia local y menor:

 

“Son aquellas que por la alta frecuencia con que ocurren o la seria afectación que provocan a las comunidades con riesgo a la vida, a la salud y la seguridad de los habitantes y sus bienes, la interrupción de los servicios básicos de las poblaciones afectadas, así como al medio ambiente, demandan un servicio humanitario de primer impacto. La CNE, contará con competencias extraordinarias, a fin de atender este tipo de emergencias.”

Es indispensable que exista un nexo de causalidad entre el hecho generador de la emergencia y las acciones a realizar, tal y como lo establece el Art. 30 de la Ley 8488

 

“Para que la Comisión pueda utilizar el régimen de excepción establecido en esta ley bajo la de declaratoria de emergencia, que debe de existir un nexo de causalidad entre el hecho productor de la emergencia y las obras, los bienes y servicios que se pretendan contratar de manera que las actividades ordinarias de prevención y las administrativas de la Comisión y las demás instituciones del Estado, no podrán llevarse a cabo bajo este régimen de excepción.”

 

Para la solicitud de intervención en emergencia no declarada, se utilizan los siguientes documentos:

 

Informe de situación

El Informe de Situación es preparado por el Comité Municipal de Emergencias y es validado por el Oficial de Enlace de la Unidad de Operaciones de la CNE.

 

 Solicitud de Emergencia No Declaradas con Anexo de Extracción

 Boleta de control de Maquinaria

Unidades Ejecutoras

De acuerdo al Artículo 33 del Reglamento de la Ley 8488,

Se  define como Unidades Ejecutoras a los entes nombrados mediante acuerdo de la Junta Directiva de la CNE, para la ejecución de uno ó más planes de inversión aprobados por este órgano colegiado,necesarios para la atención de una emergencia declarada.

 

Podrá ser nombrada como Unidad Ejecutora cualquier institución pública que sea competente en la materia,a condición de que cuenten con una adecuada organización administrativa que garantice el debido cumplimiento de las metas propuestas, la óptima satisfacción de las necesidades y el adecuado control en el manejo y uso de los recursos disponibles, caso contrario, la Junta Directiva podrá nombrar a la CNE como unidad ejecutora.

 

Con el propósito de cumplir de la mejor manera con el fin público propuesto, la Junta Directiva de la CNE, podrá de manera unilateral y de acuerdo a los intereses institucionales, sustituir cualquier unidad ejecutora que haya sido nombrada.”

La Unidades Ejecutoras, se constituyen como parte de contratos tripartitas entre la Unidad Ejecutora, CNE y los Contratistas para el planteamiento de proyectos, licitaciones y ejecución de contratos amparados a decretos de Emergencia, con la obligación fundamental de inspeccionar los proyectos, velar por la calidad y oportunidad de los trabajos.

En el apartado  “Contrataciones para Emergencias No Declaradas” las instituciones públicas encontrarán la documentación para tramitar ante la CNE, los primeros impactos de las emergencias.

En el apartado “Contrataciones para Emergencias Declaradas” las instituciones públicas encontrarán la documentación e información necesaria para constituirse en Unidad Ejecutora, así como como un manual para que éstas puedan realizar su labor, siguiendo los formatos establecidos por la CNE tanto para presentar el Plan de Inversión para contrataciones por emergencia declarada, dar orden de inicio,  suspensión, reinicio de obras, reportes quincenales de avance, recepción provisional y definitiva de los proyectos.

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Contrataciones por Emergencia No Declarada

Contrataciones por Emergencia Declarada

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